問題の見つけ方と優先順位の付け方 - 効果的な改善活動の第一歩
はじめに：「問題なんてない」は本当？
「うちの職場は特に問題がない」「何を改善すればいいかわからない」という声をよく聞きます。
でも本当にそうでしょうか？毎日の「ちょっとしたイライラ」や「いつものやり方」の中に、実は大きな改善チャンスが隠れていることが多いんです。
この記事では、問題解決の第一歩である「問題の見つけ方」と「どれから手をつけるべきかの判断方法」を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
そもそも「問題」って何？
改善活動における「問題」とは、理想と現実のギャップのことです。
問題の3つのパターン
1. 発生型問題
- すでに起きているトラブル
- 例：クレーム、遅刻、ミス、故障
2. 潜在型問題
- まだ表面化していないが、将来起こりそうな問題
- 例：古い設備、属人化した業務、ルール不備
3. 設定型問題
- より良い状態を目指すための課題
- 例：効率化、品質向上、コスト削減
初心者の方は、まず発生型問題から始めるのがおすすめです。
職場の問題を見つける5つの方法
方法1：「イライラ」に注目する
日頃感じる小さなイライラは、問題発見の宝庫です。
チェックリスト：
□ 毎回同じことで時間がかかる
□ 「またか...」と思うことがある
□ 「なんでこんなやり方なんだろう」と疑問に思う
□ 他の人に説明するのが難しい業務がある
□ 「前の人もこれで困っていた」という話がある
方法2：数字で現状を把握する
感覚だけでなく、数字で問題を見える化してみましょう。
測定すべき指標例：
- 時間：作業時間、待ち時間、残業時間
- 品質：エラー率、やり直し回数、クレーム件数
- コスト：材料費、光熱費、外注費
- 人：離職率、有給取得率、研修参加率
方法3：他部署・他社と比較する
内部比較：
- 同じ業務をしている他の部署
- 過去の自分たちの数値
- ベテランと新人の差
外部比較：
- 業界平均値
- 競合他社の公開情報
- ベンチマーク企業の事例
方法4：お客さんの声を聞く
外部顧客：
- 顧客アンケート
- 営業担当からのフィードバック
- SNSでの評判
内部顧客：
- 後工程の部署からの要望
- 協力会社からの意見
- 同僚からの不満
方法5：「もしも」で考える
「もしもこれが起きたら？」と想像してみましょう。
例：
- もしもベテランが急に辞めたら？
- もしも注文が2倍になったら？
- もしもシステムが止まったら？
- もしも新人が一人で対応することになったら？
見つけた問題の優先順位を付ける方法
複数の問題が見つかったら、どれから手をつけるかを決める必要があります。
優先順位付けの基本フレーム
重要度 × 緊急度マトリックス
緊急度→ 高い 低い
重要度↓
高い 【最優先】 【計画的実行】
すぐやる スケジュール化
低い 【割り込み】 【やらない】
最小工数 時間ができたら
初心者におすすめ：3つの視点で判断
1. 影響度（大きいほど優先）
- どのくらいの人に影響する？
- どのくらいの損失・ロスがある？
- 顧客満足度への影響は？
2. 実現可能性（高いほど優先）
- 自分たちでできる？
- コストはかからない？
- 上司の承認は必要？
3. 効果の見えやすさ（見えやすいほど優先）
- 成果を数字で示せる？
- 短期間で効果が出る？
- 周りに分かってもらいやすい？
具体的な優先順位付け例
見つかった問題： A. 会議資料の準備に毎回3時間かかる B. 月末の残業時間が平均20時間 C. 新人教育に統一された資料がない D. コピー機がよく故障する
評価（5段階）：
問題 影響度 実現可能性 効果の見えやすさ 合計
A 3 5 5 13
B 5 3 4 12
C 4 4 3 11
D 2 2 4 8
→ A から始めるのが最適
問題発見のための「観察のコツ」
1週間の問題発見チャレンジ
月曜日：時間の使い方をチェック
- どの作業に一番時間がかかっているか記録
火曜日：コミュニケーションを観察
- 何回確認や問い合わせをしているか
水曜日：待ち時間に注目
- 何を待つ時間が多いか
木曜日：やり直しを記録
- 何を、なぜやり直しているか
金曜日：週全体を振り返り
- 一番改善したいことは何か
問題発見シート（テンプレート）
【日付】2025年9月14日
【発見した問題】
・現象：
・頻度：
・影響を受ける人：
・推定される損失：
【なぜ問題だと思うか】
・
・
【改善のアイデア（思いつく範囲で）】
・
・
よくある「問題発見の勘違い」
勘違い1：「大きな問題じゃないと意味がない」
正解：小さな問題の積み重ねが、大きな効果を生みます。
「毎日5分の無駄」→ 年間で20時間の削減
勘違い2：「自分一人では解決できない問題は除外」
正解：問題の発見と解決は分けて考えましょう。
まずは問題を見つけることから。解決方法は後で考えればOKです。
勘違い3：「問題を指摘すると批判されそう」
正解：建設的な提案として伝える方法を工夫しましょう。
「○○が問題だ」ではなく「○○を改善すると、△△の効果がありそうです」
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見つけた問題の整理と優先順位付けに、WhyTrace Connectが役立ちます：
✅ 複数の問題を一覧で管理 ✅ 優先順位付けのテンプレート ✅ 改善効果の予測計算 ✅ チーム内での共有・議論機能
特に初心者の方には、「どの問題から手をつけるべきか」の判断をAIがサポートしてくれます。
まとめ：問題発見は改善の第一歩
効果的な改善活動は、適切な問題発見から始まります：
ステップ1：日常の「イライラ」に敏感になる ステップ2：数字で現状を把握する ステップ3：3つの視点で優先順位を付ける ステップ4：小さな問題から取り組み始める
大切なポイント：
- 完璧を求めすぎない
- 小さな改善も価値がある
- 継続することが最重要
明日から、身の回りの「ちょっとしたイライラ」に注目してみてください。きっと、素晴らしい改善のきっかけが見つかるはずです！
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問題解決初心者の皆様を応援するWhyTrace Connectがお届けしました。 最終更新：2025年9月14日