チームで行う問題解決会議の進め方 - 建設的な議論を生む方法
はじめに：「また何も決まらない会議だった...」を卒業しよう
「問題について話し合ったけど、結局何も決まらなかった」 「いつも同じ人だけが発言して、他のメンバーは無言...」 「会議は盛り上がったけど、具体的な行動につながらない」
こんな経験はありませんか？
チームでの問題解決は一人よりもずっと効果的ですが、進め方を間違えると時間の無駄になってしまいます。この記事では、初心者でも実践できる「みんなが参加したくなる問題解決会議」の進め方をご紹介します。
なぜチームで問題解決するのが良いのか？
チーム分析の3つのメリット
1. 多角的な視点
- 一人では気づかない原因を発見
- 異なる部署・立場からの意見
- 思い込みや偏見を防げる
2. 関係者の納得感
- 自分も参加して決めたという実感
- 改善策への積極的な協力
- 「押し付けられた」感がない
3. 実行力の向上
- 役割分担がその場で決まる
- 責任感と当事者意識
- フォローアップもスムーズ
成功する問題解決会議の「7つのステップ」
Step 1：事前準備（会議の1週間前）
参加者の選定
- 問題に直接関わる人（必須）
- 問題の影響を受ける人
- 解決策を実行する人
- 違う視点を持つ人（他部署など）
理想的な人数：4〜7人（意見が出やすく、まとまりやすい）
事前共有する情報： □ 会議の目的と議題 □ 問題の概要（数字で表現） □ 各自に考えてきてもらいたいこと □ 会議時間と場所
Step 2：会議の導入（最初の10分）
アイスブレイク 「今日の調子を一言で表すと？」など、軽い話題で場を和ませる。
目的とゴールの確認
今日の目的：○○の問題について根本原因を見つける
会議のゴール：具体的な改善策と実行計画を決める
終了時間：△時まで（時間厳守）
進め方：全員で「なぜ？」を5回繰り返す
ルールの確認
- 人を責めない（仕組みの問題として考える）
- 否定から入らない（まずは「なるほど」）
- 全員が発言する
- スマホは触らない
Step 3：問題の共有と確認（10分）
現状を数字で確認 「今月の○○は××件、前月より△△件増加」
全員の認識合わせ 「この問題について、皆さんはどう感じていますか？」
一人ずつ簡潔に感想を述べてもらい、温度感を揃える。
Step 4：なぜなぜ分析の実施（30分）
ファシリテーターの役割
- 書記を別の人に頼む（自分は進行に集中）
- 全員に発言機会を作る
- 話が逸れたら優しく軌道修正
- 対立が起きたら両方の意見を整理
効果的な質問例：
- 「他に考えられる理由はありますか？」
- 「○○さんは現場でどう感じていますか？」
- 「データで確認できることはありますか？」
- 「本当にそれが原因でしょうか？」
進行のコツ：
【良い例】
司会：「なぜミスが発生したと思いますか？」
Aさん：「チェックが不十分だったから」
司会：「なるほど。チェック不十分という意見ですね。他の方はいかがですか？」
Bさん：「時間に追われていたのも原因かも」
司会：「時間的な問題という視点ですね。どちらも重要そうです」
Step 5：根本原因の特定（10分）
合意形成の方法
- 候補をいくつかに絞る
- 各自がどれが一番重要と思うか投票
- 最多票の原因について議論
- 「この原因を解決すれば、問題は起きなくなりそうか？」を確認
決定の基準：
- 自分たちで改善できる
- 他の同種問題も防げる
- 具体的な対策が思い浮かぶ
Step 6：改善策の検討（20分）
アイデア出しの方法
【ブレインストーミング】
・5分間でアイデアを付箋に書く（一人黙々と）
・全員のアイデアを発表（批判なしで）
・似たアイデアをグルーピング
・実現可能性と効果で絞り込み
実行計画の作成：
- 何を（What）
- いつまでに（When）
- 誰が（Who）
- どのように（How）
- 費用はどのくらい（How much）
Step 7：まとめとフォローアップ（10分）
会議の振り返り
- 今日決まったこと
- 次回までの宿題
- 次回会議の日程
参加者の感想 一人一言ずつ、今日の会議の感想を聞く。
「困った！」時の対処法
困った1：特定の人だけが話し続ける
対処法：
- 「○○さんの意見を聞かせてください」と他の人を指名
- 「まず皆さんに一言ずつ聞いてみましょう」
- タイムキーパーを置いて「一人2分まで」
困った2：意見が出てこない
対処法：
- 「現場で実際に困っていることはありますか？」
- 「もし自分が客だったらどう思いますか？」
- 少し沈黙を待つ（10秒くらい）
困った3：責任のなすりつけ合いになる
対処法：
- 「Aさんの問題ではなく、なぜAさんがそうするしかない状況だったかを考えましょう」
- 「個人ではなく、仕組みの問題として話し合いましょう」
困った4：議論が脱線する
対処法：
- 「それも重要ですね。今度別途話し合いましょう。今日は○○の問題に集中しませんか？」
- ホワイトボードに「今日の議題」を書いておく
会議を成功させる「事前準備テンプレート」
【問題解決会議 準備シート】
■基本情報
日時：
場所：
参加者：
司会：
書記：
■議題
問題：
目標：○○分で根本原因と改善策を決める
■事前に準備するもの
□ 問題に関するデータ・資料
□ ホワイトボード・付箋・ペン
□ 参加者への事前連絡
□ 会議室の予約
■進行スケジュール
10分：導入と目的確認
10分：問題の共有
30分：なぜなぜ分析
10分：根本原因の確定
20分：改善策検討
10分：まとめ
オンライン会議での工夫点
使えるツール：
- Zoom/Teams（ビデオ会議）
- Miro/Mural（オンラインホワイトボード）
- GoogleSpreadsheet（同時編集）
オンライン特有のコツ：
- 画面共有で全員が同じものを見る
- チャット機能も活用
- 一人ずつ順番に発言してもらう
- 休憩を多めに取る
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✅ リアルタイム共同編集：みんなで同時に分析を進められる ✅ 構造化された思考：議論が整理され、迷子になりにくい ✅ 自動レポート生成：会議の記録が自動で残る ✅ 進行サポート：AIが次に聞くべき質問を提案
特に初心者の司会者には、「どんな質問をすればいいか」をAIがガイドしてくれるので安心です。
まとめ：チーム問題解決で組織が変わる
効果的な問題解決会議のポイント：
事前準備：
- 適切な参加者選定
- 目的とゴールの明確化
会議進行：
- 全員参加の環境づくり
- 構造化された進行
- 具体的な行動計画の作成
継続のコツ：
- 小さな成功を積み重ねる
- 定期的な振り返り
- チーム全体のスキルアップ
最も大切なこと： 完璧を求めすぎず、「今日は昨日より少し良い会議ができた」と思えるような改善を続けることです。
チーム一丸となった問題解決は、きっと皆さんの職場をより良い場所に変えてくれるはずです！
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チームワーク向上を応援するWhyTrace Connectがお届けしました。 最終更新：2025年9月14日